Office Manager (m/w/d)

  • People & Administration
  • Berlin, Germany

Office Manager (m/w/d)

Your tasks

Du bist eigenverantwortlich für alle organisatorischen und administrativen Themen des Büroalltags zuständig. Gemeinsam mit deinem Team bestehend aus studentischen Mitarbeiter*innen stellst du sicher, dass sich unsere Mitarbeiter*innen rundum wohl fühlen und unser Büro auch bei externen Gästen wie Kunden und Bewerbern einen positiven Eindruck hinterlässt.   

 

  • Du bringst Struktur in den Büroalltag und bist die erste Anlaufstelle bei organisatorischen Fragen unserer Mitarbeiter*innen
  • Du betreust die Telefonzentrale und kümmerst dich um den Empfang von externen Gästen, inkl. deren Verpflegung mit Getränken
  • Du bist verantwortlich für administrative Tätigkeiten wie der Bearbeitung der Post und der Bestellung von Büromaterialien
  • Du verhandelst und verwaltest Verträge mit Dienstleistern oder Lieferanten
  • Du organisierst interne Veranstaltungen wie das Company Frühstück, Brown Bag Sessions, Alumni-Treffen und Schulungen
  • Du übernimmst in Einzelfällen Assistenzaufgaben für unsere Geschäftsführung, bspw. die Reisebuchung und -abrechnung und unterstützt in der internen Kommunikation
  • Du organisierst und planst dein Team bestehend aus zwei studentischen Mitarbeiter*innen
  • Du berichtest direkt an die Geschäftsführung

Our requirements

  • Du hast mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise in einem modernen und agilen Umfeld im Hotel-/Gastgewerbe
  • Du kannst eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereichen vorweisen
  • Du zeigst Eigeninitiative in der Optimierung von Prozessen und setzt diese zuverlässig um
  • Du bist sehr gut organisiert und behältst den Überblick, auch in fordernden Situationen
  • Du hast ein freundliches und sicheres Auftreten, bist teamfähig und besitzt eine schnelle Auffassungsgabe
  • Du bist sicher im Umgang mit den MS Office-Anwendungen und verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse